擅长写工作邮件，对人的职业发展至关重要。事实上，不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板，这样的人不仅容易被人误解，还可能会让别人不把你的事情当回事，久而久之耽误自己的业绩。
邮件不能写的内容
想要写好一封工作邮件，最重要的不是怎么写，而是弄清楚什么该写，什么不该写。
1. 不想留底的内容不要写
比如涉及法律后果的问题，一定不能用工作邮件讨论，不能说“如果我们这么做，是否会侵权，是否会违法的”等。否则将来到了法庭上，这种文字就会被认定为“明知故犯”的证据。
2. 没有经过深思熟虑的内容不要写
很多人还没把想问题想清楚，就通过邮件的方式把话说出去了。当想清楚之后觉得不妥时，改变想法吧，怕人说打脸；不改吧，损失更大，结果就是左右为难。
3. 负面的内容，特别是气话，不要写
比如，有些人没有得到领导的提拔，没有跟客户达成交易，就写邮件撒气。这不仅没有帮助，还会授人以柄。如果是当面吵架，过后后悔了，最坏的情况就是道个歉，还有挽回的余地。但如果留下了书面的文字，就总在提醒别人你们之间有过一些不愉快的经历。
4. 一次讲不清，需要讨论的事情不要写
这些内容用邮件的方式讨论效率太低，既浪费时间，又容易增加误解。这种时候最好的办法是当面讲，不行就电话讲。最后如果有了一致的认知作为总结，可以写几行字做个记录。
写邮件的4大技巧
第一步一定是明确写邮件时的称谓、用语、该抄送给谁、不该抄送给谁，这是最基本的要求。在这之后，你还得明确以下4个要点。
1. 简要清晰地说明发邮件的目的
写邮件必须把目的说清楚，比如，“这次晋升你能不能推荐我”“你能不能分享一下你的实验数据”，等等。
为了保证邮件能够在第一时间被读到，最好不要在下班后或午饭时间发，因为那样你的邮件往往会被埋在一大堆其他邮件中。我一般会从侧面了解一下上司看邮件的习惯，然后在他通常看邮件的时间发给他。
2. 一封邮件只讲一件事
一封邮件最好只讲一件事，几件事要用几封不同的邮件来讲。这个原则对写邮件来说至关重要。
如果一封邮件讨论了三个话题，有的收件人只参加第二个话题的讨论，那么第一个和第三个话题的内容对他来说就是多余的。
站在主管的角度想，如果一个部门有不少人都围绕着某封邮件讨论，那是很花时间的事情。要讨论的内容越聚焦越好。
此外，工作邮件经常需要保留，一个主题一封邮件也更便于管理和查找。
3. 写邮件要像讲故事那样吸引人
大家每天收到的邮件太多了，所以在发出一封邮件时，你就要想到收件人大概率不会读完。因此，为了让收件人尽可能读完，邮件要像讲故事那样吸引人。
比较有效的技巧是层层递进，甚至可以用一些标记来强调邮件内容的层次，比如圆点、星号等。故事讲完了，一定要有结论。
4. 主观感受的表达要视收件人而定
有些邮件中需要表达自己的主观感受，有些则不能。
如果收件人是一个人，或者是一群利益一致的人，你可以加入自己的主观感受。比如，给部门全体下属写邮件，你可以写：亲爱的某某部门同人，在过去的三个月里，我们如何通力合作，如何克服各种困难，现在取得了何等的成绩，我是如何喜悦，等等 。虽然收信人很多，但其实相当于你在一对一地表达自己。
但是，如果你在协调两个部门的关系，就应该避免加入主观感受。能促成两个部门合作的，一定是它们自身的利益，而不是个人的情感。这种时候，用利益打动比诉诸情感更有效。
总的来讲，一对一的邮件可以增加主观感受，使工作关系不那么冷冰冰；一对多的邮件就要少引入主观看法，以做到客观公正。
——内容来自《阅读与写作讲义》吴军·著
